Marta Silva: Quer aumentar a produtividade?

Eu, Marta, control freak, me confesso. Sou louca por listas, planeamentos, organização em geral. E sim, ver a Marie Kondo é um guilty pleasure, que agora torno público.

Mas aquilo que achava ser só uma caraterística pessoal passou a ser um way of living. Mais do que isso, um way of working.

Está provado que trabalhar com base em checklists aumenta dramaticamente a produtividade e o foco nas tarefas mesmo importantes. E com a quantidade de distrações que atualmente nos rodeia, sinto até que é uma ajuda fundamental para a nossa concentração.

Passamos o dia em modo multitasking e onde tudo é mais imediato. O potencial para erros e ineficiência aumenta. Verificamos os alertas de e-mail dos infinitos grupos de WhatsApp, o feed das diversas redes sociais ou notícias, percorremos a Netflix à espera da ultima season do Game of Thrones ou a Amazon à procura de mais um livro sobre produtividade. É por isso normal que algumas das tarefas que tínhamos intenção de executar nos escapem.

A referência ao “The Checklist Manifesto”, de Atul Gawand, é muito comum e todos compreendemos os seus exemplos relacionados com profissões de grande responsabilidade. A importância de uma checklist para médicos em operações é um dos inúmeros exemplos apresentados. No seu livro, o cirurgião explica como a implementação da checklist nas intervenções contribuiu para aumentar a segurança, diminuir erros, melhorar a eficiência dos procedimentos cirúrgicos e, por consequência, diminuir a da taxa de mortalidade.

Checklists.png

A questão diretamente relacionada connosco tem sido: como sistematizar e implementar a utilização de checklists nas tarefas diárias?

Independentemente da nossa função, dimensão da empresa ou indústria de atividade, podemos definir dois tipos de checklist, para evitar erros e otimizar o tempo:

  1. Checklist de verificação (Read-Do):

    Muito semelhante ao procedimento de seguir uma receita, esta lista de tarefas descreve os passos necessários para alcançar um resultado específico. Os pontos a realizar são marcados como feitos, à medida que são concluídos, sendo essencial que sigam uma ordem exata de execução. No dia-a-dia, esta checklist é muito útil para confirmar que fazemos todas as tarefas, certificando-nos que não falta nada. A sua consulta torna-se esporádica, uma vez que já estamos familiarizados com a tarefa. Para fazermos as nossas checklists de verificação personalizadas, basta adquirir o hábito de documentar as tarefas que realizamos regularmente.

  2. Checklist de Atuação (Do-Confirm):

    Estas checklists são muito comuns, por exemplo, para pilotos de avião. Este tipo de lista auxilia o piloto nas tarefas, para que não dependa apenas da memória. E em situações de emergência, quando se acende a luz vermelha no painel de instrumentos, a checklist orienta a melhor forma de abordar o problema. Os pontos a realizar são marcados como feitos durante um "momento de pausa". Para nós, cujas tarefas não incluem pilotar aviões (ainda), podemos e devemos usar estas listas para gestão de projetos, preparação de apresentações e planeamento de viagens de negócios. É aqui que aparecem os típicos reminders: "Passaporte. Check." E, por aí fora.

Um exemplo disto é a lista pessoal, para a apresentação sobre E-mail Marketing, da semana passada:

  • Fazer upload da apresentação na DropBox. Check.

  • Gravar backup em USB flash drive. Check.

  • Imprimir notas para revisão da apresentação. Check.

  • Trazer adaptador HDMI para Mac. Check.

  • Carregar bateria do portátil. Check.

Este tipo de checklists é bastante útil, uma vez que ajuda a evitar esquecimentos ou erros e liberta-nos, para que possamos preocupar-nos com coisas realmente importantes.

Mais uma vez, é importante adaptar, personalizar e centralizar toda a nossa documentação. A Fábrica de Startups, por exemplo, tem todas as suas checklists e processos na ferramenta Process Street. Atualmente, temos mais de 100 processos detalhadamente documentados.

De qualquer forma, aqui ficam algumas sugestões práticas para a criação das vossas checklists:

  • Evitem criar checklists muito longas, porque incorrem no risco de falhar alguns dos pontos;

  • As tarefas evoluem convosco e é normal que tenham de fazer, testar e corrigir várias vezes: practice makes it perfect;

  • É importante que a ferramenta que selecionarem vos permita aceder rapidamente à informação. Aplicações como o Evernote ou o Wunderlist cumprem essa função e são muito populares para este tipo de verificação.

And now let’s get to work. Façam um levantamento das tarefas recorrentes e, num exercício de concentração, descrevam os passos necessários para executá-las. Depois, agrupem as ações e transformem as tarefas em listas de verificação ou ação.

Hoje foi um bom dia. Escrever post. Check.

Texto escrito por:

Marta Silva, Diretora de Marketing da Fábrica de Startups