Rita Frade: Organização - Lema de vida e de trabalho

Rita “organizada” Frade. Este sim. Deveria ser o meu nome. Sou capaz de passar horas a arrumar gavetas, armários e prateleiras, até estar tudo no sítio certo e se alguma coisa aparece fora do lugar, está o caldo entornado. A minha irmã brinca com esta minha obsessão, dizendo que até as camisolas tenho “organizadas por ordem alfabética”.

Obsessão ou não, o facto de ser assim faz com que seja uma pessoa menos stressada e complicada e eu sei que isto pode não fazer sentido nenhum, sobretudo, para quem gosta de viver no meio do caos e é feliz assim. Mas, eu não. Eu, Rita, tenho de ter tudo sob controlo.

E isto aplica-se tanto em casa, como no trabalho. Se assim não fosse, a probabilidade de me perder no meio de artigos, newsletters, redes sociais e relatórios de analytics era grande. Ser organizada permite-me dar prioridade ao que é mais importante - pelo menos naquele momento - cumprir prazos, evitar deixar escapar trabalho e, claro, ser mais produtiva.

E sim. Eu sei que falar é fácil. Foi por isso que decidi deixar aqui algumas dicas para quem quer ser mais organizado no trabalho:

1. Criar rotinas:

Esta é, talvez, a melhor forma de conseguirmos ser mais produtivos e organizados. Depois de se criar uma rotina de trabalho, torna-se mais fácil organizar tarefas e projetos, acompanhar a sua evolução e diminuir o tempo gasto em distrações. Por exemplo, quando chego à Fábrica de Startups, de manhã, começo sempre por olhar primeiro para a minha agenda, para ver o que é prioritário, mas há quem prefira começar por ver o e-mail.

2. Ter uma agenda:

Confesso que ainda sou adepta da agenda em papel, mas hoje em dia já há uma série de opções para quem prefere o digital, como o calendário da Google. De qualquer forma, seja em papel ou em formato digital é fundamental ter uma agenda ou um calendário que permita, por exemplo, controlar tarefas, anotar a data de entrega de um projeto, de uma reunião ou de uma entrevista. No caso de a agenda ser digital, até se pode, inclusive, criar alertas para os compromissos mais importantes.

3. Criar uma lista de tarefas:

Ter uma agenda, nada impede de ter uma lista de tarefas também. Muito pelo contrário. Quantos mais “lembretes”, melhor. Eu tenho sempre um bloco de notas, ao lado da agenda, com a minha lista de tarefas do dia, o que me permite não só ir “riscando” o trabalho que já está concluído, mas também ir apontando coisas que me lembro e/ou que não me posso esquecer (afinal, nunca se sabe quando se pode ter uma ideia brilhante).

4. Ter o e-mail organizado:

Hoje em dia, já não há motivo para não ter o e-mail organizado: seja através de filtros ou de marcadores, plataformas como o Gmail ou o Outlook permitem facilmente gerir os inúmeros e-mails que recebemos todos os dias. Assim, é possível, separar as tarefas concluídas, daquelas que estão por concluir e dar prioridade ao que realmente importa. Eu sei, por exemplo, que os e-mails que tenho na caixa de entrada correspondem a tarefas on going e, assim, nada me escapa.

5. Manter o espaço de trabalho limpo e organizado:

É muito importante reduzir o ruído que há à nossa volta, isto é, quanto menos coisas estiverem em cima da secretária, melhor. Assim, a possibilidade de nos distrairmos, é menor. O ideal é termos os documentos arrumados em pastas ou dossiers, com etiquetas que nos permitam saber o que está em cada um deles, a qualquer momento.

Para quem não quer mudar de chip e prefere continuar no mundo da desorganização, só tenho a dizer isto: não sabem o que perdem. #lifeisbetterwithorganization

Texto escrito por:

Rita Frade, Coordenadora de Marketing da Fábrica de Startups