Vanda Jesus: As dicas fundamentais para um orçamento de sucesso

Como financeira gosto de números. Não só por serem números e sim pela informação que me dão. Para todos os que não são da área financeira, dizer isto costuma ser recebido com um esgar, como se acabassem de comer uma laranja bem amarga, ou um erguer de sobrolho, enquanto pensam “coitada”, mas acreditem os números são importantes para todos, seja de que área forem.

São eles que vão indicar se o vosso negócio é viável, porque nas palavras existem muitos sinónimos, mas na matemática as ambiguidades são raras. Por isso, ainda não é possível que 2 + 2 seja 5. Pelo menos, por enquanto 😉

Na área financeira existem alguns temas que são mais sensíveis e que gostaríamos que fossem mais acarinhados pelas pessoas dos outros departamentos. Um desses temas são os orçamentos e a análise aos desvios. A razão para isto é que precisamos de saber qual o nosso objetivo para podermos trabalhar para o alcançar e precisamos medir se estamos a conseguir ou não.

Quando estamos num jogo de futebol o objetivo é ganhar e numa empresa o objetivo é termos consciência de tudo o que precisamos para conseguirmos vender e ter lucro, sejam produtos ou serviços, ou ambos. Para assegurar a viabilidade de um negócio, precisamos ter noção dos custos. Essa é a parte crucial de qualquer orçamento. Por isso, devemos sempre começar por aí.

E o que é o orçamento? É um plano (financeiro) do que estamos a prever fazer no ano seguinte, dividido entre custos e proveitos e que deve ter uma estrutura mensal para se poder fazer a análise aos desvios.

A nível pessoal, quando queremos comprar um carro estabelecemos um orçamento, que será o valor máximo que podemos pagar, tendo como base o nosso rendimento mensal. Quando precisamos de fazer algum investimento a nível empresarial, devemos ter em conta a forma como vai afetar a nossa estrutura de custos e a nossa tesouraria. De uma forma muito simplista, quanto podemos gastar tendo como base o que prevemos ganhar.

Este orçamento que indico é financeiro, não de tesouraria. O plano de tesouraria é diferente e tem a ver com o que prevemos receber vs. o que prevemos pagar, sendo que os ciclos de recebimento e pagamento são diferentes dos proveitos e custos, mas este é outro tema, mais complexo, porque tem mais variáveis que poderei tratar noutra altura.

Agora passando à parte prática, deixo algumas dicas para fazer um orçamento financeiro:

1) Simples

O orçamento deve ser simples para que possa facilmente ser entendido por quem precisa tomar decisões. Se o decisor não perceber o que o financeiro apresenta, toda a informação será inútil. Estabelecer uma base de entendimento entre o financeiro e o decisor para a forma como o orçamento será elaborado é fundamental para possa ser utilizado no dia a dia da empresa e tido em conta na altura de tomar decisões;

2) Mensal

Os custos e os proveitos não têm sempre o mesmo ciclo e variam mensalmente, por isso devem ser deixadas notas para os valores inscritos no orçamento. Por exemplo, se pretendermos recrutar uma pessoa no 2º trimestre do ano, os custos com pessoal vão aumentar e deve ser adicionada essa nota, para quando se fizer a análise;

3) Primeiro os custos. Depois, tudo o resto.

Devemos começar sempre a nossa análise pelos custos, tendo em conta os objetivos traçados. São eles que determinam a viabilidade do nosso negócio e o âmbito que damos às nossas decisões. Seguindo o exemplo anterior, se pretendemos recrutar alguém no 2º trimestre, esse recrutamento terá como consequência direta um aumento dos custos, mas poderá também ter reflexo nos proveitos;

4) Custos Fixos vs Variáveis

É fundamental distinguir os custos fixos dos variáveis no nosso orçamento mensal. E tenham especial atenção aos custos fixos, que são os mais difíceis de eliminar, portanto devem estar bem balanceados;

5) Lucro

O sucesso financeiro de um negócio pode ser medido através da comparação entre os custos e os proveitos previstos. Ou seja, o lucro previsto. Na fase de elaboração do orçamento é fundamental validar os proveitos previstos e comparar com os custos, para perceber se conseguimos ter lucro;

6) Reavaliar

Existem sempre várias versões do orçamento até sentirmos que o orçamento espelha o que pretendemos, com números 😊. Não é vergonha nenhuma. Nada fica perfeito no primeiro round;

7) Trabalho de equipa

O orçamento não deve ser feito por uma única pessoa e é muito importante que o decisor esteja envolvido, para que se reveja nos objetivos traçados e entenda todas as condicionantes. Mas também não deve ser um trabalho para qualquer pessoa. Se estão a começar, procurem ajuda de alguém entendido nestes assuntos.

A análise aos desvios tem como base os pressupostos do orçamento e se os conseguimos alcançar ou não e deve ter respostas para as diferenças (desvios). Se planeámos uma campanha de marketing para o mês de abril, que aumentaria as vendas em maio, tem impacto se a campanha se atrasar 1 mês e esse atraso reflete-se na análise aos desvios, porque implica que os valores reais de custos e proveitos vão ser diferentes do planeado.

Diversas coisas podem acontecer ao longo do ano que se refletem nos valores reais alcançados e cumprir, escrupulosamente, o orçamento não é o pretendido. O que é importante é, quando os desvios são consideráveis, termos ferramentas para sabermos o que correu mal e como podemos corrigir. A ponderação de quanto deverá ser considerado um desvio que gere alerta, deverá ser definido na elaboração do orçamento.

Independentemente da dimensão, o orçamento deve ser feito anualmente e analisado mensalmente (comparação de desvios). Apesar de ser um trabalho recorrente, é crucial para que em qualquer momento possamos aferir a realização do planeado e corrigir erros.

Não pretendo que todos se tornem financeiros, mas é importante ter noções financeiras básicas e ter uma pessoa ou equipa que dê apoio na parte financeira que possa ajudar na tomada de decisões e para isso é necessária uma grande coordenação e confiança entre a área financeira (seja interna ou externa) e o(s) decisor(es).

Texto escrito por:

Vanda Jesus, Controller da Fábrica de Startups